Stabilität als oberstes Ziel
Ausfallsicherheit durch Redundanz bei gleichzeitig höherer Verfügbarkeit und Performance durch „Computing on the Edge“
Schnelle Umsetzung von Edge Computing
Lokale Lösung mit der Verfügbarkeit einer Cloud und schnellem Zugriff auf die Hardware
Um mit dem dynamischen Wachstum in der Region Schritt zu halten, musste für eine Behörde die Kommunikationsinfrastruktur in kurzer Zeit reibungslos modernisiert werden. Die Herausforderung war, eine große Anzahl von Postfächern im laufenden Betrieb auf ein Colocation Setup zu migrieren und dabei gleichzeitig ein Versionsupgrade durchzuführen.
Im Sinne der Hochverfügbarkeit entschied sich der Auftraggeber für ein System im Cluster-Verbund mit dynamischer Lastenverteilung. Die Verfügbarkeit des Client Access und der Transport-Dienste hatte dabei höchste Priorität. Denn die bisherige Single-Server-Lösung erwies sich als nicht ausfallsicher genug.
Die Behörde hat sich aber bewusst gegen eine Cloud-Lösung entschieden, weil viele der Mitarbeitenden vor Ort, wie beispielsweise kommunale Architekt*innen und Fachbeamt*innen, mit lokalen Spezialanwendungen arbeiten und deren Integration im vorgesehenen Zeitraum durch die jeweiligen Hersteller nicht sichergestellt werden konnte. Für den Aufbau der redundanten lokalen Systeme kam dennoch bewährte Virtualisierungstechnologie zum Einsatz. Dabei wurde auf kostspielige Loadbalancer verzichtet.
Die Migration der Daten erfolgte reibungslos in nur zwei Tagen. Ein Schnittstellenfehler konnte durch die Migration umgangen werden. Die User*innen haben nun wesentlich mehr Speicherplatz zur Verfügung. Zudem können die Systemadministrator*innen durch die Redundanz Wartungsarbeiten jetzt jederzeit und nicht mehr nur außerhalb des Geschäftsbetriebs ausführen.
Digitalisierung von Amts wegen
Wegweisendes Projekt für Behörde
Für die Behörde war klar: Um mit dem dynamischen Wachstum in der Region Schritt zu halten, musste auch die eigene Kommunikation modernisiert werden.
Mit Skaylink als Partner ist die kritische Migration der Messaging-Infrastruktur in kurzer Zeit reibungslos erfolgt.
Ein besonders geschäftskritisches IT-Vorhaben: die Migration der Exchange Server auf die Nachfolgeversion für die interne und externe Kommunikation. Diese war aus mehrfachen Gründen nötig. Einer davon war das End-of-Life einer inzwischen veralteten Office-Version und das ohnehin ausstehende Upgrade. Noch entscheidender war das Mehr an Aufgaben und das starke personelle Wachstum der Behörde. Die Zahl der Einwohnenden ist bis Ende 2016 auf mehr als 150.000 gestiegen und hat sich somit gegenüber 1961 fast verdoppelt.
Gleichzeitig sind mit vielen Initiativen einschließlich Bürgerdialog und Stärkung des Ehrenamtes auch viele neue Aufgaben entstanden, wie zum Beispiel in den Bereichen Bildung und Integration.
Weiterhin sind neue Anforderungen an die Mail-Software hinzugekommen, so auch der Bedarf, mobil auf E-Mails und Kalendereinträge zuzugreifen. Das bisherige Microsoft Exchange-System war dem erhöhten Aufkommen allerdings nicht mehr gewachsen. Außerdem war die alte Version als Single-Server-Lösung nicht ausfallsicher genug.
Die Behörde hat sich zum Zeitpunkt des Projektstarts bewusst gegen Office oder Microsoft 365 entschieden, weil die kommunalen Architekt*innen und Naturschutzbeamt*innen mit Spezialanwendungen arbeiten.
Nach intensiver Konsultation mit Skaylink fiel die Entscheidung auf zwei Exchange Server 2016 mit der Lastverteilung per DNS Round-Robin. Diese bietet im Zusammenspiel mit dem auf zwei örtlich getrennte Rechenzentren verteilten DAG Cluster (Database Availability Group) eine ähnlich hohe Verfügbarkeit, aber wesentlich weniger Komplexität als eine Loadbalancer-Infrastruktur, die zudem auch sehr viel kostenintensiver wäre.
Die Exchange Server selbst werden als virtuelle Maschinen auf einem Hyper-V-System ausgeführt.
Außerdem kam es darauf an, die vorhandenen Gateway-Systeme für Mail und Reverse Proxy ebenso wie die neuen Exchange Server in das Monitoring- und Backup-System einzubinden.
Termin eingehalten bei der Migration
Die eigentliche Migration mit Überführung der Mailbox- und Public-Folder-Inhalte ist im laufenden Betrieb termingerecht mit weniger als elf Personentagen erfolgt. Abgesehen von dem als Service-on-Demand zur Verfügung gestellten Import der PST-Archive in die Mailboxen haben die meisten Bediensteten der Behörde davon so gut wie nichts gespürt.
Die größte Herausforderung war der Parallelbetrieb der alten und neuen Exchange Server sowie der alten und neuen DNS-Namen. Bei der Migration der Pilot-Postfächer wurde zudem ein Fehler im MAPI-Protokoll festgestellt, der sich darin äußerte, dass der externe Zugriff auf die freigegebenen (shared) Postfächer vorübergehend nicht funktionierte. Der Fehler konnte in der Kürze der Zeit nicht behoben werden und wurde durch die zügige Migration der Postfächer in nur zwei Tagen elegant umgangen.
Für die Mitarbeitenden im Außendienst und im Homeoffice konnten die Auswirkungen jeweils auf ein Minimum begrenzt werden.
Die Anwender*innen haben sich über die Migration gefreut, weil sie jetzt im Schnitt 600 MB – in einzelnen Fällen sogar bis zu 2 GB – mehr Mail-Speicher zur Verfügung haben. Bei der Behörde selbst und Personen mit speziellen Anforderungen, Architekt*innen zum Beispiel, ist der zugewiesene Speicherplatz für die Postfächer natürlich deutlich höher bemessen.
Die bewusst herbeigeführte Redundanz ermöglicht Systemadministrator*innen, notwendige Wartungsarbeiten während der normalen Arbeitszeiten durchführen zu können und nicht in Nachtschichten und an Wochenenden arbeiten zu müssen.
Fakten & Zahlen
10 % Wachstum pro Jahr
kann problemlos bewältigt werden
200–500 %
mehr Speicherplatz
für
500
Mitarbeitende
3 Monate
Projektdauer
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