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7 typische Stolpersteine auf dem Weg zu Microsoft 365

von Benedicte Scannell, Frank Wenzel

Wie alte Vorstellungen von Arbeit uns daran hindern, Lösungen wie Microsoft 365 wirklich produktiv einzusetzen

Wer für sein Unternehmen heute Microsoft 365 einkauft, erhält mehr als ein einzelnes Werkzeug: Die digitale Lösung ist ein ganzer Werkzeugkasten an Möglichkeiten, allein durch Microsoft Teams und Viva. Und sie lässt sich mit allen anderen Microsoft-Lösungen sowie einer Vielzahl an Drittlösungen kombinieren. Das volle Potenzial möglichst gut für die eigenen Arbeitsprozesse auszuschöpfen, ist deshalb nicht leicht – auch weil unsere Vorstellungen von Arbeit noch an alten Modellen hängen. Sieben typische Stolperfallen, die das produktive Arbeiten mit digitalen Lösungen immer wieder ausbremsen:  

Ein ganzer Werkzeugkasten an Möglichkeiten – Microsoft 365

Tool-Overload

Mitarbeiter*innen wollen im Alltag vor allem eines: Ihre Aufgaben möglichst einfach und gut erledigen können. Neuen Tools gegenüber sind sie deshalb oft skeptisch. Denn nicht selten bedeutet das, dass parallel mit unterschiedlichen Lösungen gearbeitet werden muss. Wobei die Mitarbeitenden dann immer wieder manuell Daten übertagen müssen, wenn die Tools nicht synchronisieren.

Learning: Viel hilft bei Tools eben nicht viel! Redundante und manuelle Arbeitsabläufe hartnäckig hinterfragen & Best of Suite statt Best of Breed. 

Die IT legt fest, wie gearbeitet wird

Die hausinterne IT ist verantwortlich für Sicherheit und Infrastruktur. Deshalb ist es oft immer noch üblich, dass die IT festlegt, was bei Arbeitsprozessen machbar ist und was nicht. Das sorgt in den Fachabteilungen regelmäßig für Frust – etwa, wenn im Marketing Dateien für das neue Firmenvideo nicht einfach in der Arbeitsgruppe geteilt werden können, sondern die IT dafür erst Freigaben und den nötigen Raum einrichten muss. Und auch die IT-Kolleg*innen sind nicht glücklich damit, neben ihren eigentlichen Aufgaben regelmäßig Wünsche einzelner Bereiche umsetzen zu müssen. Das Potenzial digitaler Lösungen, selbst mehr zu gestalten, wird durch diese Herangehensweise komplett ausgebremst.

Learning: Soll die Digitalisierung erfolgreich sein, gilt die Regel „Form follows function“. Die IT muss sich als befähigender Dienstleister des Business verstehen.

Egal, wo die Mitarbeitenden sitzen, Viva Insights ermöglicht es, sie individuell abzuholen und das „Wir“-Gefühl zu stärken.

Arbeit als To Do-Liste verstehen

Arbeit besteht nicht nur aus To Do-Listen, sondern zu einem wesentlichen Teil aus sozialem Austausch. So wird Wissen rasch und unkompliziert weitergegeben, neue Ideen entstehen. Vergisst man das in hybriden Arbeitsszenarien, werden Mitarbeitende vom Informationsfluss abgeschnitten. Das erzeugt nicht nur Frust und schwächt das „Wir“-Gefühl: Auch die allgemeine Innovationskraft im Unternehmen sinkt. Funktionen wie Viva Insights bieten hierfür aber schon hoch individualisierte Optionen, um alle Teammitglieder mitzunehmen.

Learning: Egal, wo Mitarbeitende gerade sind, sie müssen ins „soziale Rauschen“ eines Unternehmens eingebunden werden.

IT betrifft nur die IT-Abteilung

IT? Das ist die Aufgabe der IT-Abteilung! So ist es in den Köpfen der meisten Mitarbeitenden verankert. Das bedeutet in der Praxis: Ich nutze IT, denke aber nicht wirklich darüber nach, weder beim Öffnen von E-Mail-Anhängen noch bei der Passwortgestaltung. Diese Haltung führt in einer hochvernetzten Welt aber zu Risiken für Sicherheit und Compliance im Unternehmen.

Learning: IT ist überall – und damit ist es auch everyone’s business!

Zu Microsoft 365 gehört auch OneDrive, mit 1 TB Cloudspeicher, Dokumentfreigabe und Wiederherstellung nach einem Ransomware-Angriff. Prüfen Sie also, was für Funktionen Sie über Ihre digitalen Lösungen bereits im Paket haben, bevor Sie zusätzliche Lösungen kaufen.

Zu viele Lizenzen kaufen

Digitale Lösungen sind keine „One-Job“-Produkte wie früher. Sie können viel mehr und haben eine Vielzahl an Funktionen in sich gebündelt. Das wird aber immer noch übersehen – was dazu führt, dass oft eine zusätzliche Nischenlösung für einzelne Aufgaben oder Abteilungen gekauft wird. Oder sie werden mit viel Aufwand sogar dafür entwickelt. Auch das Silodenken in Fachabteilung führt dazu, dass Lizenzen gekauft werden, obwohl es dafür bereits funktionierende Lösungen im Haus gibt. Das ist nicht nur kostspielig, sondern sorgt auch für eine unübersichtliche Infrastruktur, die die Produktivität und die IT-Sicherheit sinken lässt.

Learning: Denken Sie minimalistisch und prüfen Sie zuerst, was für Funktionen Sie über Ihre digitalen Lösungen bereits im Paket haben.

Schlechte Kommunikation

Wer einen Schraubenzieher hat, sucht nach der Schraube. Und wer ohne zusätzliche Informationen Microsoft 365 bekommt, macht damit dasselbe wie mit dem klassischen Outlook: E-Mails versenden. Welche Möglichkeiten Sie mit neuen Tools haben, ihren Arbeitsalltag zu gestalten, erfahren die Mitarbeitenden so nicht. Und das Potenzial digitaler Lösungen liegt damit brach.  

Learning: Mitarbeitende müssen erklärt und gezeigt bekommen, was eine Lösung wie Microsoft 365 alles zu bieten hat.

Digitales Arbeiten ist: In Microsoft Teams gemeinsam & in Echtzeit an Unterlagen zu arbeiten.

Informations-Memory

Gedanklich sind wir in unserer Arbeitswelt oft noch im Zeitalter des Aktenschranks unterm Schreibtisch: Was dort an Wissen liegt, ist nur wenigen zugänglich. Und genauso wird mit Wissen verfahren, das auf einzelnen Geräten liegt. Urlaube und Personalwechsel werden so zum Risiko. Denn nur, wer noch weiß, wer die Information hatte oder wo das relevante Dokument lag, kommt mit seiner Arbeit voran. Das erschwert die Zusammenarbeit und das Einarbeiten neuer Kolleg*innen. Dabei machen Modern Work-Lösungen, z. B. Microsoft Teams, das Teilen von Informationen sicher und einfach.

Learning: Damit ein Team effizient arbeiten kann, müssen Informationen sinnvoll abgelegt und offener geteilt werden

Ausblick

Im Alltag führen diese Stolperfallen immer wieder dazu, dass z. B. Schichtpläne erstellt, ausgedruckt und dann per Foto über einen privaten Messenger weiterverschickt werden. Wollen Unternehmen aber nicht vom Markt abgehängt werden, müssen sie digitale Lösungen möglichst effektiv nutzen. Unsere Expert*innen für Modern Work zeigen Unternehmen aus verschiedenen Branchen jeden Tag, wie sich das erreichen lässt. Im nächsten Artikel zum Thema Modern Work geben wir Ihnen Tipps, wie Sie das Potenzial Ihrer digitalen Lösungen besser entfalten können. Und wir erklären, warum Employee Experience (EXP) und Prozessdenken dabei eine wichtige Rolle spielen. Also lesen Sie hier weiter – oder kontaktieren Sie uns direkt zum Thema!

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