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Smart Working statt “Always on”

Wie Sie mit 6 Tipps aus der Hirnforschung und neuen Features in Microsoft Teams produktiv und entspannt arbeiten

Wo orts- und zeitunabhängig gearbeitet wird, etwa in unterschiedlichen Zeitzonen, passiert ständig etwas. Wer virtuell gerade nicht „da“ ist, fürchtet schnell, etwas zu verpassen. Und auch die Kolleg*innen, die online sind, haben rasch den Eindruck, sie könnten nicht in Ruhe arbeiten, ohne wichtige Informationen zu übersehen. Digitale Zusammenarbeit darf aber auf keinen Fall im „Always on“-Modus enden! Der Mental Workload, der dadurch entsteht, erzeugt großen Stress. Und das ist definitiv nicht das Ziel der Digitalisierung. Microsoft arbeitet deshalb intensiv an dieser Herausforderung und passt Microsoft Teams auch durch Viva Insights immer wieder dafür an. Mit diesen sechs Tipps aus der Hirnforschung und passenden neuen Teams-Einstellungen arbeiten Sie effizient und schützen Ihre Gesundheit:

Multi-Tasking gibt es nicht

Unser Gehirn kann sich immer nur auf eine Sache voll konzentrieren. Soll es sich mit mehreren Dingen gleichzeitig befassen, werden die Reize sortiert und priorisiert, ohne dass wir es merken. Wir widmen uns den Dingen also nacheinander, nicht gleichzeitig. Und das kostet uns viel Energie, denn wir müssen ständig hin- und herwechseln. Am Ende brauchen wir für alles länger und behalten Informationen weniger gut im Gedächtnis. Schonen Sie also Ihre Energien und starten Sie lieber eine Aufgabe nach der anderen.

Teams-Hack: Microsoft hat in den Teams-Kanälen jetzt aus jedem Beitrag ein echtes Gespräch gemacht. Das heißt, Sie können einen Beitrag in einer Konversationsansicht öffnen und sich darauf konzentrieren. Die Konversation kann im separaten Fenster geöffnet bleiben, damit Sie im Laufe des Tages nicht lange nach neuen Antworten im Kanal scrollen müssen, sondern auf einen Klick direkt alles finden.

Helfen Sie Ihrem Gehirn beim Sortieren

Unser Gehirn verbrennt sehr viel Energie. Obwohl es nur zwei Prozent unseres Körpergewichts ausmacht, ist es für 20 bis 30 Prozent unseres Energiebedarfs verantwortlich. Auch im Ruhezustand. Darum spart unser Körper hier ein, wo es geht: Nur die wenigsten Reize nehmen wir bewusst wahr – die meisten Reize werden unbewusst oder teilbewusst verarbeitet, auf Grundlage von bekannten Mustern. Deshalb reagieren wir automatisch, wenn eine Ampel von Grün auf Rot springt. Mit klaren Strukturen und Zuordnungen helfen Sie also Ihrem Gehirn beim Energiesparen.

Teams-Hack 1: In den Kanälen können Sie jetzt Ihren Posts neue Beitragstypen, etwa „Ankündigungen“, zuordnen. So erkennen Ihre Teammitglieder, worum es geht – und ob sie es direkt lesen müssen.

Teams-Hack 2: Wichtige Beiträge können in den optimierten Infobereich am Rand des Teams-Kanals gepinnt werden. So sieht jeder, was wichtig ist und findet es auch direkt wieder.

Teams-Hack 3: Sprechen Sie bei dringenden Infos alle an – indem Sie Ihren Beitrag @everyone richten. So erhält jeder im Chat eine Benachrichtigung und sieht, dass es relevant ist. Ab sofort im Preview verfügbar.

Eine Pinnwand rechts am Rand hält alles Wichtige im Blickfeld

Halten Sie Wichtiges präsent

Unser Gehirn löscht Informationen, die nicht relevant erscheinen, rigoros. Das ist gut, hat aber auch Nachteile: Wir können uns oft ungefähr an eine Information erinnern – aber nicht mehr, wo wir sie wiederfinden, um nochmal nachzuprüfen. Der Pfad zum Wissen ist unserem Gehirn nämlich egal. Halten Sie deshalb wichtige Dokumente und Informationen auch digital griffbereit. Das erspart Ihnen und anderen langes Suchen.

Teams-Hack 1: Im optimierten Infobereich in den Kanälen sind alle wichtigen Kontextinformationen wie Kanalmitglieder, angeheftete Konversationen und freigegebene Dokumente auf einen Blick zusammengestellt. Neue Teammitglieder können so schnell einsteigen und alle Mitglieder finden benötigte Informationen.

Teams-Hack 2: Mit Hashtags, die auf Viva-Themen verweisen, erhalten Sie im Kanal Kontext zu organisatorischen Themen, ohne Kolleg*innen fragen zu müssen.

Teams-Hack 3: Mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) schlägt Ihnen der Teams-Chat beim Erstellen einer neuen Nachricht passende Stakeholder vor. Damit die Nachricht alle erreicht, für die sie wichtig ist.

Teams-Hack 4: Statt über das Menü, können Sie nun Personen mit @Erwähnung zu einem Gruppenchat hinzufügen. So können Sie direkt im Chatfenster bleiben. Und natürlich können Sie auch über @ steuern, wie viel des Chatverlaufs geteilt werden soll.

Teams schlägt passende Antworten vor – das entlastet das Gehirn

Schonen Sie Ihre Ressourcen

Jedes Mal, wenn wir uns neuen Kontext ausdenken müssen – sogar, wenn es nur eine simple Chat-Antwort ist – kostet das Energie. Dabei ist Schreiben mit am anstrengendsten, da hier viele unterschiedliche Bereiche unseres Gehirns aktiv sein müssen, u. a. Sprachzentrum und Motorik. Kurze Antworten, eine Sprachnachricht oder einfach ein Emoji als Reaktion entlasten uns hier. Umgekehrt gilt: Wollen Sie sich Zusammenhänge gern besser merken – schreiben Sie! Und zwar mit der Hand. Dadurch prägen sich Inhalte besser ein.

Teams-Hack 1: Teams schlägt Ihnen im Gruppenchat Routineantworten auf Beiträge vor, so dass Sie mit einem Klick antworten können. Durch Machine Learning werden die Antworten dabei immer besser.

Teams-Hack 2: Mit inzwischen über 800 Teams-Emojis braucht es in den meisten Fällen keine Worte mehr. Ein „High Five“ oder ein Herz sind für jeden unmittelbar verständlich.

Teams-Hack 3: Schnell etwas mitteilen und dabei Nähe herstellen – das geht digital am besten per Video. Deshalb können Sie in Teams auf dem Desktop jetzt einen Videoclip für eine Chat-Konversation aufnehmen (für Mobilgeräte bis Ende des Jahres). Die Person, die das Videoclip empfängt, kann darauf wiederum so antworten, wie es am angenehmsten ist: per Text, Emoji oder Video.

Ein Emoji sagt oft mehr als viele Worte

Werfen Sie Ballast ab

Ob digital oder in Papierform – im Laufe von Monaten und Jahren sammelt sich auf dem Schreibtisch viel an, was längst nicht mehr wichtig ist. Das macht nicht nur unsere Arbeitsumgebung chaotisch, es irritiert auch unser Gehirn. Das mag es lieber übersichtlich, damit es sich auf das fokussieren kann, was wichtig ist. Ordnung zu schaffen und nicht mehr Benötigtes auszumisten, hilft deshalb auch, produktiver zu arbeiten.

Teams-Hack: Löschen Sie nicht mehr benötigte Chat-Konversationen. Für andere Teilnehmende bleiben die Inhalte dabei bestehen.  

Informieren Sie Kolleg*innen über Arbeitsort und Arbeitszeiten

Auszeiten machen produktiver

Immer auf Empfang – das überfordert uns. Unser Gehirn braucht Pausen, um Reize zu verarbeiten. „Ohne Pausen keine Produktivität“ könnte man sagen. Deshalb ist es wichtig, auch gedanklich die Pausentaste zu drücken. Mit Smartphones ist das aber gar nicht einfach, ständig tut sich etwas, das unsere Aufmerksamkeit doch wieder auf sich zieht. Klare Absprachen über Erreichbarkeit und persönliche Digitaldisziplin sind deshalb entscheidend. Viele Einstellungen wie etwa Sendeplanungen für E-Mails helfen inzwischen dabei.

Teams-Hack 1: Nun ist es auch für Chat-Nachrichten möglich, Zustellungszeit und -datum einzustellen. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche „Senden“, um den Versand zu planen. Bis Ende des Jahres wird Viva Insights außerdem Vorschläge zum besten Sendezeitpunkt machen, damit die Nachricht auch wirklich nur in der Arbeitszeit der Empfänger*innen zugestellt wird.

Teams-Hack 2: Legen Sie in Ihrem Profil fest, wo und wann Sie arbeiten. So sehen Kolleg*innen, wann Sie erreichbar sind. Egal, ob Sie die Information in Outlook oder Teams anpassen – alle Änderungen werden synchronisiert, so dass die aktuellen Informationen überall sichtbar sind. Aktuell im Preview.

Modern Work ist sehr viel mehr als das Einsetzen moderner Lösungen wie Microsoft 365 mit Teams. Es ist eine neue Art der Zusammenarbeit, die kultiviert werden muss. Denn mit dem richtigen Rahmen profitieren alle Mitarbeitenden davon – und können gemeinsam mehr erreichen! Unsere Expert*innen für Change & Adoption beraten Sie gern zum Thema.

Starten wir gemeinsam in die Zukunft

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