Best Practises
So legen Sie Ihren Microsoft 365 Tenant richtig an
Die Einrichtung Ihres Tenants ist der erste und ein wichtiger Schritt für die Nutzung von Microsoft 365. Auf dem Tenant laufen alle Microsoft 365-Dienste. Nehmen Sie sich daher Zeit und überlegen Sie sich gut, welche Optionen Sie auswählen: denn Name, Land/Region und Sprache Ihres Tenant können Sie nachher nicht mehr global ändern! Möchten Sie einen dieser Bereich dennoch ändern, müssen Sie einen neuen Tenant anlegen und ggf. kann eine Migration notwendig werden. Eine solche Tenant-zu-Tenant-Migration ist ein erheblicher Aufwand, den Sie nach Möglichkeit vermeiden sollten. Im folgenden Text geben wir Ihnen einige Orientierungshilfen, was Sie bei der Anlage Ihres Tenants beachten sollten.
Testtenant entsprechend benennen
Bevor ein Unternehmen Microsoft 365 einführt, prüft es in der Regel, ob die Cloud-Lösung sich gut in die firmeninternen Prozesse einfügt und wie es diese verbessern kann. Überlegen Sie sich vorab, ob Sie den Testtenant später als Ihren produktiven Tenant nutzen möchten oder nicht. Jeder Tenantname muss einzigartig sein. Dabei ist die Endung für alle Microsoft 365-Tenants gleich, nämlich „*.onmicrosoft.com“. Wurde ein Name schon einmal in einer Microsoft Cloud verwendet, können Sie ihn nicht mehr nutzen. Wir haben es leider schon erlebt, dass Kunden in der Testumgebung den Tenant falsch konfiguriert hatten und damit der gewünschte Tenantname belegt war.
Unsere Empfehlung: Legen Sie immer einen Testtenant als einen solchen an. Es reicht schon, wenn Sie Ihrem Firmennamen einfach den Vermerk Test zufügen – also Testmusterfirma.onmicrosoft.com. Sie können dann im Testtenant alle Einstellungen ausführlich testen, ohne sich Sorgen um spätere Auswirkungen machen zu müssen.
Nach Abschluss des Tests können Sie dann Ihren produktiven Tenant sauber aufsetzen und die optimalen Konfigurationen für Ihr Unternehmen wählen.
Tenantname festlegen
Die meisten Unternehmen verwenden ihren Firmennamen als Tenantnamen. Bindestriche und Sonderzeichen sind nicht zugelassen. Beachten Sie zudem, dass der Name nicht zu lang wird. So haben wir z. B. unseren Tenantnamen als Skaylink.onmicrosoft.com angelegt und nicht als SkaylinkDeutschlandGmbH.onmicrosoft.com. Der Tenantname wird unter anderem bei SharePoint Online mit angezeigt. Bei langen Tenantnamen führt das dann zu sehr langen Pfaden und Dateinamen. Das kann bei manchen Systemen Probleme mit Up- und Downloads hervorrufen. Insbesondere wenn Sie mit mehreren Hierarchieebenen bei Unterordnern arbeiten. Microsoft hat zwar kürzlich die maximal zulässige Länge von Dateinamen in SharePoint deutlich erweitert. Zudem es kann immer noch zu Problemen mit Lösungen von Drittherstellern kommen, wenn eine bestimmte Zeichenanzahl überschritten wird.
Ein anderer Aspekt, den Sie bei der Anlage eines Tenants bedenken sollten, ist die Internationalität Ihres Tenantnamens. Wenn Sie Niederlassungen und Tochterfirmen im Ausland haben, die auf Ihren Tenant zugreifen sollen, sendet ein Tenantname musterfirmaDE.onmicrosoft.com vielleicht die falsche Botschaft.
Unsere Empfehlung: Legen Sie als Tenantnamen Ihren Firmennamen in einer kurzen Version ohne regionale Kennzeichnung fest.
Cloud-Region auswählen
Bis vor ein paar Jahren war es möglich, sich bei der Neuanlage eines Tenants zu entscheiden, ob man diesen in der europäischen Cloud oder in der Microsoft Cloud Deutschland anlegen möchte. Durch den Wegfall der Microsoft Cloud Deutschland ist auch diese Auswahl entfallen. Firmen, die ihre Daten auf Deutschem Hoheitsgebiet liegen haben möchten/müssen, befinden sich jetzt organisatorisch ebenfalls in der europäischen Cloud. Es ist jedoch möglich, die „Data Location“, also den Speicherort der Daten nach Dienst festzulegen. Ebenso ist es möglich, diese Einstellung nachträglich zu ändern. Eine Änderung des Speicherortes hat allerdings keinen sofortigen Einfluss und kann bis zu zwei Jahre dauern.
Unsere Empfehlung: Wählen Sie von Beginn an einen passenden Speicherort.
Tenantsprache
Besonderes Augenmerk sollten Sie auf die Tenantsprache legen. Dieser Aspekt ist gerade für Unternehmen mit Kollegen und/oder Kunden im Ausland besonders wichtig. Zwar können Sie nachträglich die Anzeigesprache im Tenant ändern, aber diese Einstellung ist nicht allgemeingültig. Insbesondere bei SharePoint funktioniert die Änderung der Sprache nicht. Dies hat den Nachteil, dass eventuell bereits erstellte Bibliotheken oder Seiten in SharePoint mit den deutschen Titeln veröffentlicht sind und diese nachträglich nicht angepasst werden.
Unsere Empfehlung: Stellen Sie im Zweifelsfalle sicher, dass Ihre Tenantsprache Englisch ist. So ist es wahrscheinlicher, dass alle Mitarbeiter Fehlermeldungen verstehen, alle Dienste reibungslos funktionieren und Sie für Expansionen ins Ausland gewappnet sind.
Tenant-Anlage: Checkliste
Wir hoffen unsere Erklärungen haben Ihnen geholfen. Hier nochmal eine kurze Zusammenfassung, der genannten Punkte:
Tenantname
- Verwenden Sie den geplanten Tenantnamen nicht für Ihre Testversion.
- Wählen Sie einen Namen, der auch für ausländische Niederlassungen und Tochterunternehmen passt.
- Legen Sie als Tenantnamen Ihren Firmennamen in einer kurzen Version ohne regionale Kennzeichnung fest.
Cloudregion
- Bedenken Sie Datenschutz- und Compliancevorgaben bei der Auswahl des Speicherortes.
Sprache
- Verwenden Sie im Zweifelsfalle Englisch als Tenantsprache.
Fazit
Die Anlage eines Microsoft 365 Tenants ist eine wichtige Aufgabe, die sorgfältig vorgenommen werden muss. Um hier auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie auf einen erfahrenen Partner wie Skaylink setzen, der Sie zu allen Aspekten berät und Sie unterstützt.
Tenant-zu-Tenant-Migration
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